電子定款とは？作成方法や認証の流れなど

電子定款とは、会社を設立するときに必要な「定款」を紙ではなく、電子データとして作成・保存・認証するものです。

収入印紙代をかけずに作成でき、データとして保存できるなど多くのメリットがあります。

今回は、電子定款の作成方法や認証の流れなどを考えます。

電子定款の作成方法

電子定款の作成は、大きく以下のステップで進められます。

①定款の内容を作成する

②公証役場にチェックしてもらう

③電子データに変換する

④電子署名を付ける

それぞれ確認していきましょう。

①定款の内容を作成する

まずは、会社名や所在地、目的、資本金の額などを文書作成ソフトなどで記載します。

定款に必要な項目は会社法で定められているため、不備があると認証してもらえません。

必ず記載する必要のある「絶対的記載事項」は、以下の5つです。

①目的

②商号

③本店の所在地

④設立に際して出資される財産の価額又はその最低額

⑤発起人の氏名又は名称及び住所

引用：日本公証人連合会

絶対的記載事項が記載されていないと、定款そのものが無効になります。

②公証役場にチェックしてもらう

定款には、さまざまなルールがあります。

作成した内容が基準を満たしているかどうか、公証役場に問い合わせてチェックをしてもらうのがおすすめです。

③電子データに変換する

完成した定款は、PDF形式などの電子データに変換します。

後から編集できないように設定するのが重要です。

④電子署名を付ける

PDF化した定款に電子署名を付けるためには、「電子証明書」が必要です。

電子証明書は、マイナンバーカードのICチップ内に保管されています。

ICカードリーダライタを使って、マイナンバーカードにある電子証明書を読み込んでください。

電子定款の認証の流れ

電子定款を送信するには、法務省の「登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）」に利用者登録する必要があります。

利用者登録が完了したら、申請用のソフトをダウンロードし、電子署名を付けた定款を作成・送信してください。

公証役場での認証が完了すると、電子定款のデータを受け取ります。

認証された電子定款は、CD-RやUSBメモリなどのメディアに保存された状態で受け取るのが一般的です。

専門家に依頼する場合の流れ

電子定款の作成や認証手続きは専門性が高いため、司法書士などに依頼するケースも多く見られます。

専門家に依頼すれば、面倒な手続きを代行してもらえるため安心です。

まとめ

今回は、電子定款の概要や作成方法、認証の流れを確認しました。

電子定款を使うと、収入印紙代の節約や手続きの効率化などの利点があります。

ただし専門的な知識や環境が必要になるため、自分での作成が難しいと感じた場合は、行政書士などに相談するのも1つの方法です。

会社設立をスムーズに進めたい方は、電子定款の活用を検討してみてください。